Privacyreglement
Privacyverklaring Multihulp
Inleiding
Multihulp vindt het
belangrijk om zorgvuldig uw privacy te beschermen. Daarom is het
belangrijk om te laten weten hoe dit in de AVG (Algemene Verordening
Gegevensbescherming) geregeld is, en hoe daarmee om wordt gegaan. Multihulp is
m.b.t. dit privacydocument de verantwoordelijke.
Een belangrijke leidraad
voor Multihulp in de omgang met u en uw privacy is
daarnaast de Beroepscode van de Maatschappelijk Werk en Sociaal (Agogisch)
Werker.
Zodra u contact heeft
met Multihulp en er afgesproken is wanneer de hulpverlening gaat starten,
worden er verschillende gegevens van u vastgelegd. Het is uw
recht dat deze gegevens goed worden beschermd. Hoe Multihulp dit
doet, kunt u lezen in dit document.
Uw gegevens
en de door Multihulp verwerkte persoonsgegevens in het
digitale dossier
In het eerste contact
tussen u en Multihulp, worden uw persoonlijke gegevens
genoteerd en verwerkt in een digitaal dossier. Hierin worden ook de gegevens
verwerkt die door onze opdrachtgever, de gemeente, bij aanvang worden
aangeleverd. Er wordt toestemming gevraagd om bij aanvang van de hulpverlening
een akkoord te geven over de verwerkte gegevens voor het ondersteuningsplan
van u met Multihulp. De volgende persoonsgegevens worden
van u verwerkt:
·
Voorletters, roepnaam en achternaam
·
Adres
·
Telefoonnummer vaste lijn en mobiel
·
Mailadres
·
Geslacht
·
Geboortedatum
·
Burgerservicenummer (BSN)
·
Nationaliteit
·
Gegevens over persoonlijke situatie en diagnostiek, relevante
medische gegevens
·
Indicatie en beschikking gegevens
·
Doel en grondslag voor de
verwerking van persoonsgegevens
Uw gegevens worden door Multihulp om de volgende redenen bijgehouden in een
digitaal dossier (er wordt geen papieren dossier bijgehouden/bewaard door
Multihulp):
·
Om een goed beeld van u en uw persoonlijke situatie te krijgen
en ervoor te zorgen dat de begeleiding goed aansluit bij uw vragen en doelen en
het waarborgen van de continuïteit. Alleen noodzakelijke informatie wordt
opgeslagen. Er wordt bij aanvang van de zorg een zorgovereenkomst met u
afgesloten; hierbij zit deze privacyverklaring
·
De administratieve afhandeling, hieronder behoren rapportages
op uw doelen, ondersteuningsplan en het evaluatieverslag
·
Verantwoording aan en toetsing door onze opdrachtgever
(dit is de gemeente waarin u woont)
·
Om de verleende zorg financieel af te handelen
·
Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen (AVG, Wmo,
Jeugdwet, Wlz, Wgbo, archiefwet)
Het digitale dossier
heeft Multihulp goed beschermd met wachtwoorden. Niemand mag het
persoonlijke dossier van u inzien, alleen u en de
betreffende werknemer van Multihulp. De werknemer
van Multihulp heeft een zwijgplicht, dit wordt ook wel
geheimhoudingsplicht genoemd. Dit betekent dat hij/zij met niemand mag praten
over de informatie die u hebt gegeven, zonder dat u daar
toestemming voor hebt gegeven.
Gegevens aan derden
Voor het aanleggen van het
dossier heeft Multihulp uw toestemming nodig. In een
toestemmingsverklaring (die bij de zorgovereenkomst
zit), geeft u schriftelijk toestemming om een dossier op te
bouwen voor intern gebruik en om, zo nodig, collegiaal overleg te
voeren (met andere betrokken hulpverleners of instanties) over uw
begeleiding.
Soms kan het belangrijk zijn
dat uw begeleider met iemand anders contact heeft. Dit kan bijvoorbeeld
zijn met uw huisarts of met de instantie die u naar ons
heeft doorverwezen. De begeleider kan dan uw situatie bespreken of meer
informatie vragen. Dit mag uiteraard alleen gebeuren met uw
toestemming. Dit wordt ook schriftelijk vastgelegd in de toestemmingsverklaring.
Voor andere zaken
kan Multihulp u vragen om een instemmingverklaring te
ondertekenen. Hiermee geeft u toestemming om voor specifieke
situaties contact op te nemen met derden, of om informatie uit te
wisselen.
Uitzondering op de regel
Er is een uitzondering op de
regel; wanneer u in acuut gevaar verkeert en er grote risico’s zijn
voor u op lichamelijk, geestelijk en/of sociaal gebied of bij geweld,
mogen wij zonder uw toestemming en medeweten handelen en informatie delen.
Ook wanneer anderen in u omgeving gevaar lopen, mogen wij deze actie
ondernemen. U kunt het zien als “Nood Breekt Wet.”
Als Multihulp vindt
dat u of mensen in uw omgeving wel in gevaar verkeren, maar
het is niet acuut of levensbedreigend, zullen we dat altijd rechtstreeks
met u bespreken. Uw begeleider onderneemt dan dus geen stappen
zonder uw medeweten.
De begeleider
van Multihulp gebruikt daarbij als leidraad de Beroepscode van de
Maatschappelijk Werk en Sociaal (Agogisch) Werker en de Meldcode Huiselijk
Geweld en Kindermishandeling.
Beveiliging van persoonsgegevens
Multihulp heeft passende
technische -en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te
beveiligen tegen verlies of tegen elke andere vorm van onrechtmatige
verwerking. De maatregelen zijn er ook op gericht om te voorkomen dat gegevens
onnodig worden verzameld en om verdere verwerking van persoonsgegevens te
voorkomen.
Wat past Multihulp toe: geheimhoudingsplicht, meeluisteren voorkomen,
geen papieren dossier (is deze er wel tijdelijk; dan wordt dit in een
afgesloten kast bewaard), alleen digitale dossiers, op laptops zijn geen
gegevens van u vastgelegd, periodiek maken van back-ups, er wordt
gebruik gemaakt van dubbele wachtwoorden, virusscanner, clean desk
(laptop), clear screen (mobiel).
Datalek
Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of
vrijkomen van persoonsgegevens zonder dat dit de bedoeling is. Multihulp heeft
maatregelen getroffen om datalekken te voorkomen. Als zich desondanks een
datalek voordoet dan onderzoeken en registreren wij het incident. Indien nodig
informeren bij de betrokkene en doen melding bij de Autoriteit
Persoonsgegevens.
Bewaren dossier
U mag altijd uw dossier
inzien, gegevens aanpassen. Na afsluiting van de hulpverlening /samenwerking
met Multihulp wordt het digitale dossier bewaard
volgens de wettelijke bewaartermijnen:
·
Wmo: 15 jaar
·
Jeugdweg: 20 jaar
·
Wlz: 20 jaar
Na deze termijn wordt het
digitale dossier vernietigd. Mocht u zelf willen dat uw dossier
(gegevens) eerder worden vernietigd, dan wordt u gevraagd schriftelijk
toestemming te verlenen voor “opdracht vernietigen van het dossier”. Dit is het
recht op vergetelheid.
Multihulp moet in verband
met fiscale wetgeving(belastingdienst) wel gegevens van de gewerkte uren
en declaraties bewaren.
Mocht u na het contact
met Multihulp willen dat er informatie wordt doorgeven aan een andere
instantie dan zal deze instantie ook weer uw toestemming moeten
hebben en dit schriftelijk, met uw handtekening, aan Multihulp moeten
overhandigen. U hebt het recht dat Multihulp de digitale
persoonsgegevens overdraagt aan een door u gekozen instantie. Dit is
het recht op dataportabiliteit.
Verwijdering van dossier blijft
echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat:
·
het bewaren van groot belang is voor een ander dan de
betrokkene;
·
het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is,
of;
·
indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke
overeenstemming bestaat
Uw recht op privacy en inzage
Regels rondom de verwerking van uw gegevens zijn vastgelegd in
de AVG. U heeft het recht Multihulp te verzoeken persoonsgegevens in te zien,
te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en
tegen de verwerking bezwaar te maken. Hierover kunt u contact opnemen met Multihulp
door een e- mailbericht te sturen naar info@multi-hulp.nl. Wij reageren binnen
vier weken na ontvangst van het verzoek en vaststelling van uw identiteit.
Heeft u een klacht?
Voor vragen of klachten over hoe Multihulp uw persoonsgegevens
verwerkt, kunt u contact opnemen met Multihulp door een e-mailbericht te sturen
naar info@multi-hulp.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te
lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens
Wijziging van privacyverklaring
Multihulp behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te
brengen in deze privacyverklaring. We raden aan om deze privacyverklaring
regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.