Privacyverklaring Multihulp 

Inleiding

 Multihulp vindt het belangrijk om zorgvuldig uw privacy te beschermen. Daarom is het belangrijk om te laten weten hoe dit in de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) geregeld is, en hoe daarmee om wordt gegaan. Multihulp is m.b.t. dit privacydocument de verantwoordelijke. 

Een belangrijke leidraad voor Multihulp in de omgang met u en uw privacy is daarnaast de Beroepscode van de Maatschappelijk Werk en Sociaal (Agogisch) Werker. 

Zodra u contact heeft met Multihulp en er afgesproken is wanneer de hulpverlening gaat starten, worden er verschillende gegevens van u vastgelegd. Het is uw recht dat deze gegevens goed worden beschermd. Hoe Multihulp dit doet, kunt u lezen in dit document. 

Uw gegevens en de door Multihulp verwerkte persoonsgegevens in het digitale dossier 

In het eerste contact tussen u en Multihulp, worden uw persoonlijke gegevens genoteerd en verwerkt in een digitaal dossier. Hierin worden ook de gegevens verwerkt die door onze opdrachtgever, de gemeente, bij aanvang worden aangeleverd. Er wordt toestemming gevraagd om bij aanvang van de hulpverlening een akkoord te geven over de verwerkte gegevens voor het ondersteuningsplan van u met Multihulp. De volgende persoonsgegevens worden van u verwerkt: 

·         Voorletters, roepnaam en achternaam 

·         Adres 

·         Telefoonnummer vaste lijn en mobiel 

·         Mailadres 

·         Geslacht 

·         Geboortedatum 

·         Burgerservicenummer (BSN) 

·         Nationaliteit 

·         Gegevens over persoonlijke situatie en diagnostiek, relevante medische gegevens 

·         Indicatie en beschikking gegevens 

·        

Doel en grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens 
Uw gegevens worden door Multihulp om de volgende redenen bijgehouden in een digitaal dossier (er wordt geen papieren dossier bijgehouden/bewaard door Multihulp):

·         Om een goed beeld van u en uw persoonlijke situatie te krijgen en ervoor te zorgen dat de begeleiding goed aansluit bij uw vragen en doelen en het waarborgen van de continuïteit. Alleen noodzakelijke informatie wordt opgeslagen. Er wordt bij aanvang van de zorg een zorgovereenkomst met u afgesloten; hierbij zit deze privacyverklaring 

·         De administratieve afhandeling, hieronder behoren rapportages op uw doelen, ondersteuningsplan en het evaluatieverslag 

·         Verantwoording aan en toetsing door onze opdrachtgever (dit is de gemeente waarin u woont) 

·         Om de verleende zorg financieel af te handelen 

·         Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen (AVG, Wmo, Jeugdwet, Wlz, Wgbo, archiefwet) 

Het digitale dossier heeft Multihulp goed beschermd met wachtwoorden. Niemand mag het persoonlijke dossier van u inzien, alleen u en de betreffende werknemer van Multihulp. De werknemer van Multihulp heeft een zwijgplicht, dit wordt ook wel geheimhoudingsplicht genoemd. Dit betekent dat hij/zij met niemand mag praten over de informatie die u hebt gegeven, zonder dat u daar toestemming voor hebt gegeven. 

Gegevens aan derden 

Voor het aanleggen van het dossier heeft Multihulp uw toestemming nodig. In een toestemmingsverklaring (die bij de zorgovereenkomst zit), geeft u schriftelijk toestemming om een dossier op te bouwen voor intern gebruik en om, zo nodig, collegiaal overleg te voeren (met andere betrokken hulpverleners of instanties) over uw begeleiding. 

Soms kan het belangrijk zijn dat uw begeleider met iemand anders contact heeft. Dit kan bijvoorbeeld zijn met uw huisarts of met de instantie die u naar ons heeft doorverwezen. De begeleider kan dan uw situatie bespreken of meer informatie vragen. Dit mag uiteraard alleen gebeuren met uw toestemming. Dit wordt ook schriftelijk vastgelegd in de toestemmingsverklaring. 

Voor andere zaken kan Multihulp u vragen om een instemmingverklaring te ondertekenen. Hiermee geeft u toestemming om voor specifieke situaties contact op te nemen met derden, of om informatie uit te wisselen. 

Uitzondering op de regel 

Er is een uitzondering op de regel; wanneer u in acuut gevaar verkeert en er grote risico’s zijn voor u op lichamelijk, geestelijk en/of sociaal gebied of bij geweld, mogen wij zonder uw toestemming en medeweten handelen en informatie delen. Ook wanneer anderen in u omgeving gevaar lopen, mogen wij deze actie ondernemen. U kunt het zien als “Nood Breekt Wet.” 

Als Multihulp vindt dat u of mensen in uw omgeving wel in gevaar verkeren, maar het is niet acuut of levensbedreigend, zullen we dat altijd rechtstreeks met u bespreken. Uw begeleider onderneemt dan dus geen stappen zonder uw medeweten. 

De begeleider van Multihulp gebruikt daarbij als leidraad de Beroepscode van de Maatschappelijk Werk en Sociaal (Agogisch) Werker en de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling. 

Beveiliging van persoonsgegevens 

Multihulp heeft passende technische -en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen elke andere vorm van onrechtmatige verwerking. De maatregelen zijn er ook op gericht om te voorkomen dat gegevens onnodig worden verzameld en om verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. 
Wat past Multihulp toe: geheimhoudingsplicht, meeluisteren voorkomen, geen papieren dossier (is deze er wel tijdelijk; dan wordt dit in een afgesloten kast bewaard), alleen digitale dossiers, op laptops zijn geen gegevens van u vastgelegd, periodiek maken van back-ups, er wordt gebruik gemaakt van dubbele wachtwoorden, virusscanner, clean desk (laptop), clear screen (mobiel). 

Datalek

Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens zonder dat dit de bedoeling is. Multihulp heeft maatregelen getroffen om datalekken te voorkomen. Als zich desondanks een datalek voordoet dan onderzoeken en registreren wij het incident. Indien nodig informeren bij de betrokkene en doen melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bewaren dossier 

U mag altijd uw dossier inzien, gegevens aanpassen. Na afsluiting van de hulpverlening /samenwerking met Multihulp wordt het digitale dossier bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen:

·         Wmo: 15 jaar

·         Jeugdweg: 20 jaar

·         Wlz: 20 jaar

Na deze termijn wordt het digitale dossier vernietigd. Mocht u zelf willen dat uw dossier (gegevens) eerder worden vernietigd, dan wordt u gevraagd schriftelijk toestemming te verlenen voor “opdracht vernietigen van het dossier”. Dit is het recht op vergetelheid. 

Multihulp moet in verband met fiscale wetgeving(belastingdienst) wel gegevens van de gewerkte uren en declaraties bewaren. 

Mocht u na het contact met Multihulp willen dat er informatie wordt doorgeven aan een andere instantie dan zal deze instantie ook weer uw toestemming moeten hebben en dit schriftelijk, met uw handtekening, aan Multihulp moeten overhandigen. U hebt het recht dat Multihulp de digitale persoonsgegevens overdraagt aan een door u gekozen instantie. Dit is het recht op dataportabiliteit. 

Verwijdering van dossier blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat:

·         het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;

·         het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is, of;

·         indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat 

Uw recht op privacy en inzage 

Regels rondom de verwerking van uw gegevens zijn vastgelegd in de AVG. U heeft het recht Multihulp te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Hierover kunt u contact opnemen met Multihulp door een e- mailbericht te sturen naar info@multi-hulp.nl. Wij reageren binnen vier weken na ontvangst van het verzoek en vaststelling van uw identiteit.

Heeft u een klacht? 

Voor vragen of klachten over hoe Multihulp uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met Multihulp door een e-mailbericht te sturen naar info@multi-hulp.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens

Wijziging van privacyverklaring 

Multihulp behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. We raden aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.